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2023 / 08
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项目管理难题如何求解?时间的力量指明最短路径

“一切经济最后都归结为时间经济。”这是马克思在他的经济学手稿中所提出的观点。换成另一句话就是:“时间就是金钱,效率就是生命”。这句话随着改革开放的大潮,从深圳席卷全国,至今仍然是跳动在中国经济发展交响曲中的强劲音符。

作为经济活动的重要参与者,企业想在市场中保持核心竞争力和优势占位,就需要在最短时间内实现最大经营收益。况且市场不等人,时间窗口一旦错过,企业抢占市场的先机将不复存在。而回归企业经营过程,“项目”在其中占据着非常重要的位置,小到一个新媒体账号的运营,大到一次千百亿投标活动,都需要一个成熟、懂行的“项目经理”根据最终目标,来把控项目的执行周期及进度、成果,并为最终呈现效果负责。这一过程中,做好时间管理就显得尤为重要。

神州数码董事长兼首席执行官郭为在其新书《时间的力量》中也直白地揭示了项目管理的关键所在:“时间管理是项目管理的灵魂”。任何一个项目,必然有其时间限度,即在限定的时间内完成既定的目标,“项目都有一个非常具有挑战性的时间目标和进度安排”。因此,有效利用好时间这一独特的资源,是项目成功的关键。

在项目管理过程中,“按时且保质保量地完成目标”是每一位管理者的共同期待,但工期拖延的情况却时常发生。事实上,难倒各位项目管理人员的,正是对于项目中需要实现的多个工作目标的重要程度区分不清、对于项目目标的实现路径把握不准。对此,《时间的力量》切实提出了极具实操性的“四部曲”解决办法——拆解工作任务、评估任务所需资源、排列任务优先级、工作计划及进度安排。

其中,能否条理清楚地拆解工作任务,是提高时间管理效率的前提条件。这是因为多目标、系统性的项目是由一个个单元任务组成的,遵循目标导向、MECE(相互独立,完全穷尽)和“近细远粗”等原则,将项目逐层逐级分解成具体、可执行的最细小单元任务,则有助于项目组成员明确各自分工并按期执行。

项目目标拆解完成后,就要着手开始评估各项任务需要哪些资源,比如人工、时间、物料、资金等。其中与项目进度相关度最高的是时间估算,这也是任务评估过程中最难的一个环节。为此,《时间的力量》中提出了类比法、功能点法、三点法等方式,可有效帮助项目管理者做出更准确的时间估算,保证项目如期完成。同时,《时间的力量》还为中高层管理者评估任务所需资源提出了一条极具操作性的建议:充分利用企业的“知识财产”,即仔细倾听基层管理者的意见,他们的丰富经验是企业的宝贵财富,也是组织的知识资产。

完成了前面极具挑战性又极为重要的两部曲之后,为最大效率的利用好时间,就需要“排列任务优先级”,对任务的轻重、缓急、先后等逻辑关系进行分析,特别是时间上的依赖关系,以便在既定的所有项目制约因素下获得最高的效率。

进行到这里,一个项目中的时间管理基本上已经取得了初步的成效,解决了最难厘清的逻辑关系。接下来,就可以以此为依据,制定项目整体工作的计划和进度安排了。在安排工作计划的时候,要注意两个要点:一是要有参与者承诺,不能在没有参与者参与的情况下直接拍板,这样对于项目未来的执行非常不利;二是时间安排应是紧张而可完成的,既不窝工又保证项目能够顺利完工。

基于《时间的力量》这一实践方法论指导,神州数码在此前参与承建的某软件项目中,通过重新规划项目排期、拆解项目任务、建立高效沟通机制等方式,有效解决项目面临的诸多问题,比如多家公司项目成员参与之后的沟通不畅,较粗的排期计划导致项目进度受阻拉长项目周期等。最终,项目组成员通过密切协作,让后续的迭代版本按照排期计划稳步上线,获得客户的认可和点赞。

事实上,在企业中,很多项目需要争分夺秒地完成,任何一个环节的时间耗损都有可能对其他环节造成负面影响,进而让整个项目出现延期的风险。《时间的力量》作为神州数码二十余年实战经验成果总结,以切实可行的操作方法及多个实操案例,证明了在项目管理中做好时间规划的重要性:只有管好项目时间,才能把控好项目进度,确保项目如期完成。

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