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2023 / 08
04
避免“文山会海”,用「时间的力量」打造高效能组织

一场6人左右的普通会议,会花费多少成本?

神州数码董事长兼首席执行官郭为在其新书《时间的力量》一书中算了这样一笔账:以一个年收入20万元的职员、一个年收入50万元的中层、一个年收入100万元的高管计算,他们每人每分钟的时间成本大约是1.6元、4元和8元,如果将他们放在一起开会超过45分钟,成本便会超出1000元。而一家企业想要赚到1000元的净利润,所付出的时间成本是45分钟的几倍不止,还不算其它成本。

然而,开会作为一种达成成员共识、解决问题、做出决策的手段,在任何一家企事业单位都无法避免,久而久之,开大会、开长会、多开会这种“文山会海”的现象就难以避免,也颇受诟病。6月15日,中央层面整治形式主义为基层减负专项工作机制会议强调,将纠治和力戒形式主义、官僚主义摆在更加突出的位置。

时隔五年再度强调整治“文山会海”现象,原因在于这一顽疾多年来未得到有效改善,开会往往依旧重形式轻内容,时间长、频次高但不解决任何实质问题,并且还演变出“套会”、“陪会”、“重复会”等多种奇怪现象。甚至有人感叹:天下苦开会久矣。就连《中国纪检监察》也指出,“文山会海”依然是基层干部吐槽的焦点。

那如何避免“文山会海”现象出现呢?在神州数码这家企业,基于“时间管理”的方法论引导,每次开会前,参与人员会通过“拉条子”的方式,将开会重点逐一列出,并在会议中以最短的时间讲明白最重要的事情,进而形成会议共识,产生解决方案。

《时间的力量》一书中提到过一个关于神州数码承接交付客户项目的实践案例,其中讲到开会时间的控制,项目管理者将每日例会的时间控制在10分钟以内,让每个小组代表在1分钟内汇报完项目进展、计划以及是否有需要别人协助的困难等内容,进而形成项目共识并按节奏推进,最终带领项目如期上线,获得客户认可。

其实在企事业单位中,很多项目需要争分夺秒地完成,任何一个环节的时间耗损都有可能对其他环节造成负面影响,进而让整个项目出现延期的风险。如果我们能将开会时间尽可能压缩,提高开会效率,就能为其它更重要的事情腾出时间,提高项目完成质量。

事实上,开会的目的不仅仅是针对某件事提出解决方案,更重要的是释放组织内成员的时间,让他们将精力投入到更重要的事情上去,高效能工作,以此实现个人工作成就、成长价值,也为组织创造更大价值。只有这样,组织才能坚实朝着远大目标按照既定轨道,踏实迈步向前。也唯有此才能让组织成员在工作之余,专注生活,活得张弛有度。

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